Assistenz Kaufmännischer Leiter (m/w/d)
- Dr. Ausbüttel
- Dortmund
- Berufserfahrung
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Vollzeit
- Publiziert: 03.02.2026
Organisation ist deine Leidenschaft? Planung, Reisemanagement und Lösungen sind deine Stärke? Dann bist du bei uns richtig!
Das erwartet dich bei uns
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Einen Job mit Sinn, bei dem soziales Engagement und wirtschaftliches Wachstum im Einklang stehen. -
Kurze Entscheidungswege, Freiräume und Selbstverantwortung für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung. -
Eine integrative Kultur der Chancengleichheit in einem wertegetragenen Arbeitsumfeld. -
Deine Gesundheit ist uns wichtig, deshalb erwarten dich unterschiedliche Maßnahmen und Aktionen zur Gesundheitsförderung. -
Unsere Unternehmenskultur lebt von Präsenz, daher bieten wir dir einen Tag Remote Work an. -
Wir nehmen uns Zeit für deine Einarbeitung. So erwartet dich ein strukturiertes Onboarding und eine Begleitung durch Mentoring. -
Netzwerken durch Austauschformate: Dabei lernst du uns und unsere Werte noch besser kennen und kannst mit neuen Kollegen gut ins Gespräch kommen.
Das sind deine Aufgaben
- Du sorgst für einen effizienten Meetingablauf: Von der Agenda Erstellung, rechtzeitigen Vorlage aller relevanten Unterlagen, Protokollführung bis zur Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Mit deinen verlässlichen Follow-ups stellst du die zeitgerechte Bearbeitung von Aufgaben sicher und gewährleistest Ergebnissicherung durch eine strukturierte Ablage.
- Die Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen liegen bei dir. Du schaffst so eine solide Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting.
- Du behältst den Überblick über den Outlook-Kalender des Kaufmännischen Leiters, pflegst und verwaltest ihn selbstständig, sorgst für eine klare und transparente Terminübersicht und übernimmst die Reisekoordiniation für In- und Ausland.
- Du erledigst die interne und externe Korrespondenz (Deutsch und Englisch) und bist somit die Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Geschäftspartnern und dem Kaufmännischen Leiter.
- Mit deinem lösungsorientierten Ansatz bearbeitest du Teilprojekte und übernimmst eigenständig Ad-hoc-Aufgaben mit betriebswirtschaftlichem Bezug – immer mit einem Blick für Prioritäten und Effizienz.
Das bringst du mit
- Einen sicheren Umgang mit den MS Office Produkten vor allem für PowerPoint, Excel, Outlook und eine Leidenschaft für Tools, KI und Software. Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Organisations- und Planungskompetenz: Die Fähigkeit, Termine effizient zu planen, zu priorisieren und Terminkonflikte frühzeitig zu erkennen.
- Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise: Du gehst deine Aufgaben systematisch und zuverlässig an und legst dabei großen Wert auf Qualität und Genauigkeit.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich, auch eine hohe Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit.
- Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, präzise und diplomatisch mit unterschiedlichsten internen und externen Stakeholdern.
- Eine schnelle Auffassungsgabe in Bezug auf neue Aufgaben, Zusammenhänge und Tools.
- Flexibilität und Problemlösungskompetenz: Mit kurzfristigen Änderungen kannst du gut umgehen, suchst pragmatische Lösungen und kannst auch in zeitlich kritischen Momenten strukturiert arbeiten.
- Eine kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelorstudium und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz.
Persönlichkeit ist uns wichtig
- Thomas Terfloth
- Kaufmännischer Leiter/Mitglied der Geschäftsleitung
Redaktionell empfohlener externer Inhalt
